Amaç
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının amacı, Yücel Kültür Vakfının rüşvet ve yolsuzluğa karşı benimsediği ilkeleri, yasakları, kontrol mekanizmalarını ve bildirim yükümlülüklerini ortaya koymaktır.
Kapsam
Bu politika aşağıdaki kişi ve kuruluşları kapsar:
- Yücel Kültür Vakfı Yönetim Kurulu üyeleri dâhil olmak üzere tüm çalışanlar.
- Vakıf adına görev yapan kişi ve kuruluşlar ile mal veya hizmet alınan firmalar, tedarikçiler, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler ve diğer iş ortakları.
Politika aşağıdaki kurumsal düzenlemelerin ayrılmaz bir parçasıdır:
- Yücel Kültür Vakfı Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve kamuya açıklanmış İş Etiği Kurallarımız.
- Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi kapsamında uyulması taahhüt edilen ilkeler.
- İnsan kaynakları uygulamaları ve kurum içi kontrol süreçleri.
Tanımlar
Yolsuzluk
Bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin, doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.
Rüşvet
Bir kişinin görevinin gereklerine aykırı davranmasını sağlamak amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla menfaat sağlanması, teklif veya vaat edilmesi, talep ya da kabul edilmesi veya bunlara aracılık edilmesidir.
Görev ve Sorumluluklar
Politikanın uygulanması ve güncellenmesi Yönetim Kurulunun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu kapsamda:
- Üst yönetim, Yönetim Kurulunun belirlediği esaslara uygun olarak riskleri değerlendirir ve gerekli kontrol mekanizmalarının kurulmasını sağlar.
- İç denetim ve hukuk fonksiyonları, kendi görev alanlarında Vakıf faaliyetlerinin güvenli ve yasal düzenlemelere uygun yürütülmesini takip eder.
- Politika, kural ve düzenlemelere uyulmaması hâlinde bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmaları işletilir.
Tüm çalışanlar aşağıdaki yükümlülüklere sahiptir:
- Yönetim Kurulu tarafından belirlenen politikalara uymak.
- Kendi faaliyet alanlarına ilişkin riskleri etkin biçimde yönetmek.
- İlgili yasal düzenlemelere ve Yücel Kültür Vakfı uygulamalarına uygun çalışmak.
- Politikaya aykırı bir davranış, faaliyet veya uygulamayla karşılaşılması hâlinde Etik Temsilcisine ve Etik Kurula bildirimde bulunmak.
Mal ve Hizmet Alınan veya Sunulan Firmalar ve İş Ortakları
İş ortaklarının seçiminde tecrübe, mali performans ve teknik yeterlilik gibi ölçütlerin yanı sıra etik standartları ve rüşvet ya da yolsuzluk bakımından güvenilir bir geçmişe sahip olup olmadıkları da dikkate alınır.
Rüşvet veya yolsuzlukla ilgili ciddi olumsuz bilgi bulunan kişi ve kuruluşlarla, diğer ölçütleri karşılasalar dahi çalışılmaz. İş ilişkisi kurulmadan önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sağlanır.
Mal veya hizmet alınan firmaların ve diğer iş ortaklarının bu politika ile ilgili yasal düzenlemelere uyması beklenir. Ciddi veya tekrarlanan ihlaller hâlinde iş ilişkisi sonlandırılabilir.
Politika ve Prosedürler
Rüşvet ve Yolsuzluk
- Yolsuzluk, Vakfın faaliyet gösterdiği her alanda hukuki ve cezai sonuç doğurabilecek bir eylemdir.
- Rüşvet; doğrudan veya dolaylı şekilde kişisel bir avantaj sağlama, vaat etme, teklif etme, yetki verme, isteme veya alma biçiminde ortaya çıkabilir. Aracılar yoluyla gerçekleştirilen işlemler de bu kapsamdadır.
- Hem rüşveti teklif eden hem de kabul eden kişiler hakkında hukuki, cezai, idari ve sözleşmesel sonuçlar doğabilir.
- Kamu görevlilerine veya üçüncü kişilere, resmî bir işlemle bağlantılı olarak menfaat sağlamak, teklif etmek veya vaat etmek yasaktır.
- Bir kişinin Vakıf varlıklarını yetkisi dışında rüşvet amacıyla kullanması ayrıca güveni kötüye kullanma ve Vakfa zarar verme niteliği taşıyabilir.
Hediye, Davet ve Ağırlamalar
Bir kararın, siparişin, ihale veya sözleşmenin sonucunu etkileyebilecek ya da böyle bir izlenim yaratabilecek hediye, davet, yardım, bağış veya başka bir menfaat kabul edilemez.
Tedarikçilerden, Hizmet Sağlayıcılardan veya Diğer İş Ortaklarından Hediyeler
Satın alma ve tedarik süreçlerinde görev alanlar başta olmak üzere tüm çalışanlar, tedarikçi veya iş ortaklarından etik olmayan ve uygun olmayan teklifler gelebileceğini dikkate almalıdır.
- Tedarikçiler yalnızca rekabet, yeterlilik, kalite, maliyet ve kurumsal ihtiyaçlar temelinde seçilir.
- Çalışanların kararlarını hediye, yardım, bağış veya başka bir menfaatle etkileme girişimlerine izin verilmez.
- Çalışanların doğrudan veya dolaylı olarak haksız çıkar, değerli eşya, kredi, komisyon, menkul kıymet, borçtan muafiyet, işe alım avantajı veya benzeri bir menfaat kabul etmesi yasaktır.
Hediye ve davetler ancak aşağıdaki koşulların tamamı karşılandığında istisnai olarak değerlendirilebilir:
- Sık tekrarlanmaması; aynı iş ortağından yılda bir veya iki defadan fazla olmaması.
- Her takvim yılında ve hediyeyi veren kişi veya kurum bakımından toplam değerinin 250 TL’den az olması.
- Yalnızca olağan iş uygulamalarından veya işle bağlantılı makul ağırlama ve konaklamadan kaynaklanması.
- Kanunları, düzenlemeleri ve kurum politikalarını ihlal etmemesi.
- Mevcut veya muhtemel bir ihale, sipariş, sözleşme ya da karar üzerinde etkisinin bulunmaması ve bu yönde bir izlenim yaratmaması.
Duruma göre kabul edilebilir örnekler:
- Genellikle maddi değeri bulunmayan kalem, takvim, not defteri, kupa veya benzeri promosyon ürünleri.
- İş amacı açık olan, makul değerdeki ve olağan iş uygulaması niteliğindeki iş yemekleri.
- Doğrudan iş amacı bulunan spor, konser, kültür, fuar veya konferans davetleri; amir onayıyla ve yılda bir veya iki defayı aşmamak kaydıyla.
Her durumda aşağıdaki yasaklar uygulanır:
- Hediye veya davet ile bir sipariş, ihale, sözleşme ya da başka bir karar arasında bağlantı kurulabilecek durumlar.
- Nakit, hediye kartı, hediye çeki veya nakit eşdeğeri menfaatlerin kişisel kullanım veya üçüncü kişi yararına kabul edilmesi.
- Tedarikçinin, çalışan veya refakatçisinin seyahat ve konaklama giderlerini karşılaması; yazılı ve önceden verilmiş istisnai onay bulunmadıkça kabul edilemez.
- Eş veya arkadaşlara yönelik davetler kabul edilmez.
Kabul edilemeyen bir hediye veya davet nazikçe reddedilir ve bu politikaya atıf yapılır. Önceden gönderilmiş hediyeler iade edilir. Şüpheli teklifler derhâl amire veya etik bildirim mekanizmasına iletilir.
Resmî Makamlar ve Kamu Görevlileri
Hediye ve davetlere ilişkin kurallar resmî makamlar, kamu görevlileri ve bunlarla ilişkili üçüncü kişiler bakımından da geçerlidir.
- Kamu görevlisinin resmî görevini yerine getirirken vereceği kararı etkileyebilecek nitelikte hediye veya menfaat sunulamaz.
- Para, nakit eşdeğeri, hediye, yardım veya bağış vermek, teklif etmek, vaat etmek veya bunlara yetki vermek kural olarak yasaktır.
- Kamu görevlilerine yönelik olağan iş yemekleri önceden amir onayına tabidir.
- Rutin işlemleri güvence altına almak veya hızlandırmak amacıyla yapılan kolaylaştırma ödemeleri her zaman yasaktır.
Personel Rotasyonu ve İç Kontrol
- Uygun işe alım ve eğitim uygulamalarına ek olarak yolsuzluk riskini azaltacak iç kontrol tedbirleri alınır.
- Yolsuzluk riskine açık görevlerde, koşullar elverdiği ölçüde görev değişimi veya rotasyon değerlendirilir.
- Önemli değerdeki ticari işlemlerde çift kontrol ilkesi uygulanır.
- Siparişe karar verme, faturayı kontrol etme, ödeme veya tahsis işlemlerinin mümkün olduğu ölçüde farklı kişilerce yürütülmesi sağlanır.
- Yalnızca çok düşük değerli ve rutin işlemler bakımından orantılı istisnalar uygulanabilir.
Doğru ve Eksiksiz Kayıt Tutma
Vakıf muhasebe ve kayıt sistemleri, ilgili yasal düzenlemelere uygun, doğru, eksiksiz ve denetlenebilir biçimde tutulur.
- Tedarikçiler ve diğer üçüncü kişilerle ilişkilere ait hesap, fatura, sözleşme ve belgeler eksiksiz ve güvenilir biçimde kaydedilir ve muhafaza edilir.
- Muhasebe kayıtlarında veya diğer ticari kayıtlarda tahrifat yapılamaz; işlemlerin gerçek niteliği gizlenemez veya yanıltıcı biçimde gösterilemez.
Temsilci ve Danışmanların Görevlendirilmesi
Rüşvet ve yolsuzluk yasakları temsilci, aracı veya danışman görevlendirilerek aşılamaz. Bu kişilerle kurulan ilişkiler meşru bir kurumsal amaca dayanmalı, yazılı olarak düzenlenmeli ve denetlenebilir olmalıdır.
Temsilci ve danışman sözleşmelerinde aşağıdaki hususlara dikkat edilir:
- Tarafların kimliği, adresi, temsil yetkisi ve ödeme yapılacak banka hesapları açıkça belirtilir.
- Yeni veya daha önce çalışılmamış iş ortakları bakımından uygun kimlik, ticaret sicili ve kurumsal varlık kontrolleri yapılır.
- Sahiplik yapısı veya gerçek faydalanıcısı açıklanamayan ya da yalnızca posta kutusu adresi kullanan kuruluşlarla ilişkilerde artırılmış dikkat gösterilir.
- Hizmetin kapsamı, beklenen çıktı, başarı ölçütü, sözleşme süresi, yenileme şartları ve ücret açıkça belirlenir.
- Ücret, sunulan hizmetle orantılı ve makul olmalıdır.
- Raporlama yöntemi, sıklığı ve kanıtlayıcı belgeler sözleşmede düzenlenir; sözlü çalışmaların da uygun kayıtları tutulur.
- Sözleşmede vergi, yolsuzlukla mücadele, rekabet ve ilgili diğer mevzuata uyum yükümlülüğü bulunur.
- Ciddi bir uyum ihlali, Vakfa sözleşmeyi derhâl feshetme hakkı verir.
- Hukuki değerlendirme gereken işlemler, ilgili danışman veya hukuk fonksiyonunun zamanında incelemesine sunulur.
- İstisnai ve hukuken uygun durumlar dışında resmî makamlar, kamu görevlileri veya siyasetçiler temsilci ya da danışman sözleşmelerine taraf yapılmaz.
Eğitim
- Görevleri nedeniyle rüşvet veya yolsuzluk riskiyle karşılaşabilecek çalışanlara politika kapsamındaki yükümlülükleri hakkında eğitim verilir.
- İşe başlangıç ve oryantasyon süreçlerinde politika ve ilgili konular açıklanır.
- Politika çalışanların erişebileceği elektronik ortamda yayımlanır.
- Gerektiğinde kurum içi uzman toplantıları veya dış eğitim programlarıyla takip eğitimi sağlanır.
- Başlangıç ve takip eğitimleri belgelendirilir; ilgili çalışanların en az iki yılda bir eğitim alması hedeflenir.
Politika İhlallerinin Bildirimi
Bir çalışan veya Yücel Kültür Vakfı adına hareket eden kişinin bu politikaya aykırı davrandığına ilişkin makul bir görüş, şüphe veya bilgi bulunması hâlinde durum Etik Temsilcisine veya Etik Kurula bildirilir.
İyi niyetle bildirim yapan kişilerin kimliği ve bildirimleri mümkün olan en yüksek gizlilikle ele alınır. Bildirim nedeniyle baskı, cezalandırma, ayrımcılık veya başka bir olumsuz işleme izin verilmez.
Bildirim yapan kişi misilleme veya olumsuz muameleye maruz kaldığını düşünürse durumu Etik Kurula iletmelidir. İş ortaklarının da çalışanlarını bildirim kanalları konusunda bilgilendirmesi ve iyi niyetli bildirimleri teşvik etmesi beklenir.
Politika İhlalleri
Politikaya aykırı olan veya aykırı olma ihtimali bulunan durumlar Etik Temsilcisi ve Etik Kurul tarafından incelenir. Uygunsuz davranış tespit edilmesi hâlinde olayın niteliğine göre disiplin, sözleşmenin sona erdirilmesi, zararın giderilmesi ve gerekli durumlarda yetkili mercilere bildirim dâhil uygun tedbirler uygulanabilir.
Yürürlük
Bu politika, Yücel Kültür Vakfı Yönetim Kurulunun 23 Temmuz 2019 tarihli ve 175 sayılı kararıyla yürürlüğe konulmuştur. Politikanın yürütülmesinden Yönetim Kurulu sorumludur.